Informacja o ochronie prywatności w ankietach przeprowadzanych za pośrednictwem Microsoft Forms
Podmiot odpowiedzialny
Adam Hall GmbH
Adam-Hall-Str. 1
D-61267 Neu-Anspach
Telefon: +49 6081 9419-0
Faks: +49 6081 9419-1000
E-Mail: [email protected]
Inspektor ochrony danych: gds Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen
E-Mail: [email protected] oder [email protected]
Uwaga: Niniejsza informacja o polityce prywatności ma na celu poinformowanie Państwa wyłącznie o przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez Adam Hall, które ma miejsce podczas udziału w ankiecie Microsoft Forms. Jeśli potrzebują Państwo informacji na temat sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych przez Microsoft, należy zapoznać się z odpowiednimi oświadczeniami Microsoft dotyczącymi polityki prywatności:
Cel wykorzystania
Adam Hall używa narzędzia „Microsoft Forms” do przeprowadzania ankiet i sondaży w różnych obszarach, które wspierają rozwój produktów, procesy tworzenia produktów, relacje z klientami oraz satysfakcję, realizację umów, relacje pracownicze i atmosferę w miejscu pracy. Microsoft Forms to usługa udostępniana przez Microsoft Corporation. Przetwarzanie odbywa się w imieniu Adam Hall przez:
Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park , Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlandia.
Podstawa prawna
Podstawą prawną tego przetwarzania jest uzasadniony interes Adam Hall w gromadzeniu informacji na potrzeby ulepszenia usług, ofert i produktów, a także zwiększania satysfakcji klientów i pracowników, zgodnie z art. 6(1)(f) RODO oraz dobrowolnym ujawnianiem informacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. The Podstawa prawna zależy również od konkretnego kontekstu ankiety. Może to być wymagane do wykonania umowy
zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO lub do ochrony uzasadnionych interesów naszych lub stron trzecich
zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f)RODO, np. zapewnienie bezpieczeństwa i funkcjonowania systemów IT.
W przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników podstawą prawną jest art. 88(1) RODO w związku z § 26(1) zdanie 1 BDSG, w celu wykonywania i realizacji stosunku pracy. We wszystkich innych przypadkach podstawą prawną jest art. 6(1)(f) RODO, np. w celu optymalizacji wymagań związanych z pracą lub poprawy atmosfery w miejscu pracy. Udział w ankietach/ sondażach jest zasadniczo dobrowolny.
Przetwarzane dane
Gdy biorą Państwo udział w ankiecie lub sondażu, Microsoft Forms przetwarza różne kategorie danych. Zakres zależy od informacji, które Państwo podają, zwłaszcza w pytaniach otwartych. Treść zależy od ankiety. Państwo decydują, które dane osobowe są przesyłane podczas wprowadzania dowolnej treści
Przetwarzane dane osobowe mogą obejmować:
Adres IP
Imię i nazwisko (jeśli podano)
Nazwę użytkownika, nazwę wyświetlaną, adres e-mail (jeśli dotyczy)
Zdjęcie profilowe (opcjonalnie, jeśli jest przechowywane w usłudze Microsoft 365)
Preferowany język
Status (opcjonalnie, jeśli jest przechowywane w usłudze Microsoft 365)
Datę i godzinę otwarcia kwestionariusza
Datę i godzinę przesłania odpowiedzi
Dane osobowe związane z treścią (jeśli zostały podane)
Ankiety / sondaże są dla nas generalnie istotne tylko w formie anonimowej. Podanie swojego imienia i nazwiska lub danych kontaktowych nie jest wymagane. Środki zapewniające anonimowość: Oceniamy wyłącznie anonimowe treści, unikamy prośby o podawanie danych osobowych i formułujemy pytania w taki sposób, aby uniemożliwić identyfikację osoby. W szczególnych przypadkach, np. gdy licencja jest powiązana z osobą lub konieczny jest dalszy kontakt, możemy poprosić o podanie imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych.
Czas przechowywania
Państwa dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji wyżej wymienionych celów, a następnie są regularnie usuwane. Zanonimizowane dane dziennika są przechowywane przez okres do 30 dni na potrzeby firmy Adam Hall, wyłącznie w celu identyfikacji błędów systemowych, rozwiązywania problemów, kwestii związanych z bezpieczeństwem oraz sprawdzania pod kątem manipulacji lub nadużyć. Dostęp mają tylko administratorzy platformy M365. Dane ankietowe są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do ich celów, zazwyczaj przez xx dni. W przypadku niektórych ankiet mogą obowiązywać własne okresy przechowywania lub usuwania danych, o których uczestnicy zostaną poinformowani. Ponadto dane mogą być przechowywane, jeśli jest to wymagane przez przepisy prawa.
Odbiorcy danych
W Adam Hall tylko autoryzowane działy mają dostęp do danych ankietowych, takie jak dział marketingu, HR lub IT. Aby przeprowadzać ankiety za pośrednictwem formularzy, niezbędne dane są przesyłane do firmy Microsoft, w tym identyfikator użytkownika i adres IP. Przesyłane są również dane dotyczące treści, które według Microsoftu są szyfrowane. Więcej informacji na temat przetwarzania i szyfrowania danych przez Microsoft można znaleźć w ich polityce prywatności. oświadczenie.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane osobowe mogą być przekazywane dostawcom usług spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) zgodnie z rozdziałem V RODO. Zasadniczo przetwarzanie danych poza UE nie ma miejsca, ponieważ przechowujemy dane wyłącznie w centrach danych znajdujących się na terenie UE. centra. Nie można jednak wykluczyć routingu przez serwery poza UE, zwłaszcza jeśli uczestnicy znajdują się w krajach trzecich podczas spotkań online lub wypełniania ankiet. W przypadkach związanych z pomocą techniczną lub konserwacją lub w celach biznesowych firmy Microsoft może dojść do uzyskania dostępu do danych z państw trzecich. wystąpić. Dane są szyfrowane podczas transmisji internetowej, co chroni je przed nieautoryzowanym dostępem.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Jeśli spełnione są warunki prawne, przysługują Państwu następujące prawa zgodnie z art. 15 ff. RODO:
Dostęp
Sprostowanie
Usuwanie
Ograniczenie przetwarzania
Przenoszenie danych
Sprzeciw: Mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu danych w oparciu o Państwa konkretną sytuację, jeśli opiera się ono na uzasadnionych interesach lub interesie publicznym. Kontakt: [email protected]
Wycofanie: Mogą Państwo wycofać zgodę na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez podania przyczyny, ze skutkiem na przyszłość. Kontakt: [email protected]. Wycofane dane nie będą już dłużej przetwarzane. Uwaga: W przypadku wycofania się nie będą Państwo mogli skorzystać z wyników ankiety.
W przypadku skarg można zwrócić się do organu nadzorczego. W przypadku firmy Adam Hall właściwym organem jest Komisarz ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji kraju związkowego Hesja.
Sierpień 2025 r.