Informativa sulla privacy per indagini e sondaggi condotti con Microsoft Forms
Ente responsabile
Adam Hall GmbH
Adam-Hall-Str. 1
D-61267 Neu-Anspach
Telefono: +49 6081 9419-0
Fax: +49 6081 9419-1000
E-Mail: [email protected]
Responsabile della protezione dei dati: gds Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen
E-Mail: [email protected] o [email protected]
Nota: questa informativa sulla privacy ha lo scopo di informare esclusivamente sul trattamento dei dati personali dati effettuato da Adam Hall quando l’utente partecipa a un’indagine o a un sondaggio condotti con Microsoft Forms. Per informazioni sulle modalità di trattamento dei dati personali da parte di Microsoft, rimandiamo alle dichiarazioni sulla privacy di Microsoft:
Finalità di utilizzo
Adam Hall utilizza l’applicazione “Microsoft Forms” per condurre indagini e sondaggi in vari ambiti con lo scopo di migliorare lo sviluppo dei prodotti, i processi di creazione dei prodotti, la relazione con la clientela, la soddisfazione clienti, l’adempimento dei contratti, i rapporti di lavoro e il clima sul posto di lavoro. Microsoft Forms è un servizio fornito da Microsoft Corporation. Il trattamento è effettuato per conto di Adam Hall da Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlanda.
Base giuridica
La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse di Adam Hall a raccogliere informazioni per migliorare i servizi, le offerte e i prodotti nonché la soddisfazione di clienti e dipendenti (Art. 6 (1) (f) dell’RGPD) e dal consenso espresso dall’interessato (Art. 6 (1) (a) dell’RGPD). La base giuridica dipende anche dal contesto in cui l’indagine o il sondaggio vengono condotti. Il trattamento può essere necessario all’esecuzione di un contratto (Art. 6 (1) (b) dell’RGPD) o per il perseguimento del legittimo interesse nostro o di terzi (Art. 6 (1) (f) dell’RGPD), per esempio per garantire le attività e la sicurezza IT.
Per il trattamento dei dati personali dei dipendenti nell’ambito dei rapporti di lavoro, la base giuridica è l’Art. 88 (1) dell’RGPD in combinato disposto con l’articolo 26 (1) del BDSG (legge tedesca sulla protezione dei dati) inerente all’esercizio e all’adempimento del rapporto di lavoro. La base giuridica è l’Art. 6 (1) (f) dell’RGPD per tutti gli altri casi, per esempio quando la finalità è ottimizzare i requisiti inerenti al lavoro o migliorare il clima sul posto di lavoro. Generalmente, la partecipazione a indagini e sondaggi è volontaria.
Dati trattati
In un’indagine o un sondaggio, Microsoft Forms tratta diverse categorie di dati. L’ambito di applicazione dipende dalle informazioni fornite dal partecipante, soprattutto in domande aperte. Il contenuto è specifico dell’indagine. È l’utente che decide quali dati personali trasmettere quando inserisce un testo libero.
I dati personali trattati possono includere:
Indirizzo IP
Nome (se fornito)
Nome utente, nome visualizzato, indirizzo e-mail (se applicabile)
Immagine del profilo (facoltativa, se memorizzata in Microsoft 365)
Lingua preferita
Stato (facoltativo, se memorizzato in Microsoft 365)
Data e ora di apertura del questionario
Data e ora di invio della risposta
Informazioni personali relative al contenuto (se fornite)
Generalmente, indagini e sondaggi per noi sono rilevanti solo in forma anonima. Non chiediamo di indicare il nome o i dati di contatto. Come garantiamo l’anonimato: valutiamo solo contenuto anonimizzato, non chiediamo dati personali e stiliamo le domande in modo che non sia possibile identificare le persone. In casi specifici, per esempio se una licenza è legata a una persona oppure se occorre un ulteriore contatto, è possibile che venga chiesto di indicare nome e dati di contatto.
Durata della conservazione
I dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario alle finalità sopra indicate, dopo di che vengono regolarmente cancellati. I dati di registro anonimizzati vengono conservati per un massimo di 30 giorni e sono accessibili solo a Adam Hall per identificare errori di sistema, risolvere problemi di sicurezza e controllare che non vi siano manipolazioni o uso improprio. Vi hanno accesso unicamente gli amministratori della piattaforma M365. I dati delle indagini vengono conservati per il tempo necessario alla finalità prevista, solitamente 90 giorni. Per indagini e sondaggi specifici, i periodi di conservazione o cancellazione potrebbero variare; in questi casi, i partecipanti vengono informati. È inoltre possibile che la conservazione dei dati sia imposta da obblighi di legge.
Destinatari dei dati
Alla Adam Hall, hanno accesso ai dati ottenuti da indagini e sondaggi solo i dipartimenti autorizzati come marketing, risorse umane e IT. Per condurre indagini e sondaggi con l’applicazione Forms, a Microsoft vengono trasmessi i dati necessari, tra cui ID utente e indirizzo IP. Vengono trasmessi anche i dati relativi ai contenuti e, secondo Microsoft, crittografati. Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati e sulla crittografia da parte di Microsoft rimandiamo alla sezione sulla privacy del sito Microsoft.
Trasferimenti a Paesi terzi
I dati personali possono essere trasferiti a fornitori di servizi al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) come indicato all’articolo 5 dell’RGPD. In generale, non trattiamo i dati fuori dell’UE perché limitiamo l’archiviazione ai centri dati dell’UE. Non possiamo, tuttavia, escludere l’instradamento dei dati attraverso server esterni all’UE, soprattutto se durante le riunioni o i sondaggi e le indagini online i partecipanti si trovano in Paesi terzi. Nei casi di assistenza o manutenzione, o per le finalità commerciali di Microsoft, l’accesso ai dati potrebbe essere effettuato da Paesi terzi. Durante la trasmissione via Internet, i dati vengono crittografati per proteggerli da accessi non autorizzati.
Diritti dell’interessato
Se le condizioni legali sono soddisfatte, l’interessato ha i seguenti diritti (Art. 15 e segg. dell’RGPD):
Accesso
Rettifica
Cancellazione
Limitazione del trattamento
Portabilità dei dati
Opposizione: l’interessato può opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano per motivi connessi alla sua situazione particolare basati su interessi legittimi o interesse pubblico. Contatto: [email protected]
Revoca: l’interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e senza motivo, con effetto futuro. Contatto: [email protected]. Una volta revocato il consenso, i dati non vengono più trattati. Nota: in caso di revoca, non sarà possibile beneficiare dei risultati dell’indagine.
Per eventuali reclami, è possibile rivolgersi a un’autorità di controllo. Per Adam Hall, l’autorità competente è il Commissario dell’Assia per la protezione dei dati e la libertà d’informazione.
Agosto 2025