Précisions sur la confidentialité dans le cadre des enquêtes via Microsoft Forms
Entité responsable
Adam Hall GmbH
Adam-Hall-Str. 1
D-61267 Neu-Anspach
Téléphone : +49 6081 9419-0
Fax: +49 6081 9419-1000
Courriel : [email protected]
Délégué à la protection des données : gds Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen
Courriel : [email protected] ou [email protected]
Note : cet avis de confidentialité a pour but de vous informer uniquement sur le traitement de vos données personnelles par Adam Hall dans le cadre d'une participation à une enquête Microsoft Forms. Si vous recherchez des informations sur la façon dont Microsoft traite vos données personnelles, veuillez vous référer aux déclarations de confidentialité propres à Microsoft :
But de l'utilisation
Adam Hall utilise l'outil "Microsoft Forms" pour mener des enquêtes et des sondages dans différents domaines afin de favoriser le développement de produits, les processus de création de produits, les relations avec les clients et la satisfaction, l'exécution du contrat, les relations de travail et le climat de travail. Microsoft Forms est un service fourni par Microsoft Corporation. Le traitement est effectué pour le compte d' Adam Hall par : Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlande.
Base juridique
La base juridique de ce traitement est l'intérêt légitime d'Adam Hall à recueillir des informations pour améliorer ses services, son offre et ses produits, ainsi que de la satisfaction des clients et des salariés, en vertu de l'art. 6(1)(f) du RGPD, et les divulgations volontaires en vertu de l'art. 6(1)(a) du RGPD.
La base juridique dépend également du contexte spécifique de l'enquête. Elle peut être exigée pour l'accomplissement d'un contrat en vertu de l'art. 6(1)(b) du RGPD ou pour la sauvegarde de nos intérêts légitimes ou de ceux de tiers en vertu de l'art. 6(1)(f) du RGPD, par exemple en assurant la sécurité et les opérations informatiques.
Si des données personnelles d'employés sont traitées, la base juridique est l' art. 88(1) du RGPD en conjonction avec l'article 88(1) du RGPD en conjonction avec la phrase 1 du § 26 (1) du BDSG, relative à ll'exercice et l'accomplissement de la relation de travail.
Dans tous les autres cas, la base juridique est l'art. 6(1)(f) GDPR, par exemple pour optimiser les exigences liées au travail ou l'amélioration du climat de travail. La participation aux enquêtes/sondages est généralement volontaire.
Données traitées
Lorsque vous participez à une enquête ou à un sondage, Microsoft Forms traite différentes catégories de données. La portée dépend des informations que vous fournissez, en particulier en éponse à des questions ouvertes. Le contenu est spécifique à l'enquête. C'est vous qui décidez quelles données personnelles transmettre lorsque vous entrez votre texte libre.
Les données personnelles traitées peuvent inclure :
Adresse IP
Nom (si fourni)
Nom d'utilisateur, nom d'affichage, adresse électronique (le cas échéant)
Photo de profil (facultative, si elle est enregistrée dans Microsoft 365)
Langue préférée
Statut (facultatif, s'il est enregistré dans Microsoft 365)
Date et heure d'ouverture du questionnaire
Date et heure de soumission de la réponse
Informations personnelles liées au contenu (si elles sont fournies)
Les enquêtes/sondages ne sont généralement pertinents pour nous que sous une forme anonymisée. Fournir votre nom ou vos coordonnées n'est pas nécessaire. Mesures visant à garantir l'anonymat: Nous n'évaluons que les données anonymisées, évitons de demander des données personnelles, et concevons les questions afin d'empêcher l'identification des individus.
Dans des cas spécifiques, par exemple lorsqu'une licence est liée à une personne ou qu'un contact supplémentaire est nécessaire, nous pouvons être amené à demander votre nom et vos coordonnées.
Durée du stockage
Vos données personnelles ne sont stockées que le temps nécessaire aux fins susmentionnées et sont régulièrement supprimées par la suite. Les données de log anonymisées sont stockées pour une durée maximale de 30 jours et sont accessibles à Adam Hall, exclusivement pour identifier les erreurs du système, le dépannage, les problèmes de sécurité, et vérifier s'il y a des manipulations ou utilisation abusive. Seuls les administrateurs de la plateforme M365 y ont accès. Les données de l'enquête sont conservées aussi longtemps que nécessaire à leur finalité, généralement 90 jours. Des enquêtes spécifiques peuvent impliquer leurs propres périodes de conservation ou de suppression, qui seront communiquées aux participants. En outre, les données peuvent être conservées si les obligations légales de conservation l'exigent.
Destinataires des données
Chez Adam Hall, seuls les services autorisés ont accès aux données des enquêtes/sondages, comme le marketing, les relations humaines ou l'informatique. Pour mener des enquêtes par le biais de formulaires, les données nécessaires sont transmises à Microsoft, notamment l'ID de l'utilisateur et l'adresse IP. Les données de contenu sont également transmises et, selon Microsoft, cryptées. Vous trouverez plus d'informations sur le traitement et le cryptage des données par Microsoft dans leur politique de confidentialité.
Transferts vers des pays tiers
Les données personnelles peuvent être transférées à des prestataires de services en dehors de l'Espace économique européen (EEE) en conformité avec le chapitre V du RGPD. En général, le traitement des données ne s'effectue pas en dehors de l'UE, car nous limitons le stockage aux centres de données de l'UE. Cependant, le passage par des serveurs situés en dehors de l'UE n'est pas à exclure, surtout si les participants se trouvent dans des pays tiers lors de réunions ou d'enquêtes en ligne. Dans des cas de soutien ou de maintenance, ou pour les besoins commerciaux de Microsoft, l'accès aux données à partir de pays tiers peut intervenir. Les données sont cryptées lors de la transmission par Internet, ce qui les protège contre tout accès non autorisé.
Droits des personnes concernées
Si les conditions légales sont remplies, vous disposez des droits suivants en vertu de l'Art. 15 et suivant du RGPD:
Accès
Rectification
Effacement
Restriction du traitement
Portabilité des données
Opposition : Vous pouvez vous opposer à un traitement en fonction de votre situation particulière, si sont concernés
des intérêts légitimes ou l'intérêt public. Contact : [email protected]
Retrait: Vous pouvez retirer les données basées sur le consentement à tout moment et sans raison, afin d'éviter toute utilisation ultérieure. Contact : [email protected] Les données retirées ne seront plus traitées. Remarque : vous ne pourrez pas bénéficier des résultats de l'enquête si vous vous retirez.
En cas de réclamation, vous pouvez contacter une autorité de contrôle. Pour Adam Hall, la personne compétente
L'autorité est le commissaire hessois à la protection des données et à la liberté d'information.
Août 2025