Datenschutzerklärung für Umfragen über Microsoft Forms
Verantwortliche Stelle
Adam Hall GmbH
Adam-Hall-Str. 1
D-61267 Neu-Anspach
Telefon: +49 6081 9419-0
Fax: +49 6081 9419-1000
E-Mail: [email protected]
Datenschutzbeauftragter: gds Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen
E-Mail: [email protected] oder [email protected]
Hinweis: Diese Datenschutzerklärung dient ausschließlich dazu, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Adam Hall zu informieren, die bei der Teilnahme an einer Microsoft Forms-Umfrage erfolgt.
Wenn Sie Informationen darüber benötigen, wie Microsoft Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, lesen Sie bitte die entsprechenden Datenschutzerklärungen von Microsoft:
Zweck der Nutzung
Adam Hall nutzt das Tool „Microsoft Forms“, um Umfragen und Abstimmungen in verschiedenen Bereichen durchzuführen, die die Produktentwicklung, Produktentstehungsprozesse, Kundenbeziehungen und Zufriedenheit, Vertragserfüllung, Arbeitsverhältnisse und Arbeitsklima unterstützt. Microsoft Forms ist ein Dienst der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag von Adam Hall durch: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist das berechtigte Interesse von Adam Hall an der Erhebung von Informationen zur Verbesserung von Dienstleistungen, Angeboten und Produkten sowie zur Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterbeziehungen.
Zufriedenheit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und freiwillige Angaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Rechtsgrundlage hängt auch vom konkreten Kontext der Umfrage ab. Sie kann für die Vertragserfüllung Erfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich, z. B. zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
Werden personenbezogene Daten von Mitarbeitern verarbeitet, ist die Rechtsgrundlage Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, zur Ausübung und Erfüllung des Arbeitsverhältnisses. In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, z. B. zur Optimierung arbeitsbezogener Anforderungen oder zur Verbesserung des Arbeitsklimas.
Die Teilnahme an Umfragen/Befragungen ist grundsätzlich freiwillig.
Verarbeitete Daten
Wenn Sie an einer Umfrage oder Abstimmung teilnehmen, verarbeitet Microsoft Forms verschiedene Kategorien von Daten. Der Umfang hängt von den von Ihnen bereitgestellten Informationen ab, insbesondere bei offenen Fragen. Der Inhalt ist umfragespezifisch. Sie entscheiden, welche personenbezogenen Daten bei der Eingabe von Freitext übermittelt werden.
Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten können gehören:
IP-Adresse
Name (falls angegeben)
Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (falls zutreffend)
Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 gespeichert)
Bevorzugte Sprache
Status (optional, falls in Microsoft 365 gespeichert)
Datum und Uhrzeit des Öffnens des Fragebogens
Datum und Uhrzeit der Übermittlung der Antwort
Inhaltliche personenbezogene Daten (sofern angegeben)
Umfragen/Abstimmungen sind für uns in der Regel nur in anonymisierter Form relevant. Die Angabe Ihres Namens oder Ihrer Kontaktdaten ist nicht erforderlich. Maßnahmen zur Gewährleistung der Anonymität: Wir werten nur anonymisierte Inhalte aus, vermeiden die Abfrage personenbezogener Daten und gestalten Fragen so, dass eine Identifizierung von Personen verhindert wird.
In bestimmten Fällen, z. B. wenn eine Lizenz an eine Person gebunden ist oder weiterer Kontakt erforderlich ist, benötigen wir möglicherweise Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten.
Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend regelmäßig gelöscht.
Anonymisierte Protokolldaten werden bis zu 30 Tage lang gespeichert und können von Adam Hall ausschließlich zu folgenden Zwecken abgerufen werden Identifizierung von Systemfehlern, Fehlerbehebung, Sicherheitsproblemen und Überprüfung auf Manipulation oder Missbrauch. Nur M365-Plattformadministratoren haben Zugriff.
Umfragedaten werden so lange aufbewahrt, wie es für ihren Zweck erforderlich ist, in der Regel 90 Tage. Für bestimmte Umfragen können eigene Aufbewahrungs- oder Löschfristen festgelegt werden, die den Teilnehmern mitgeteilt werden.
Darüber hinaus können Daten aufbewahrt werden, wenn dies aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Empfänger der Daten
Bei Adam Hall haben nur autorisierte Abteilungen Zugriff auf Umfrage-/Abstimmungsdaten, beispielsweise Marketing, Personalwesen oder IT. Um Umfragen über Forms durchzuführen, werden die erforderlichen Daten, darunter die Benutzer-ID und die IP-Adresse, an Microsoft übermittelt. Auch Inhaltsdaten werden übermittelt und laut Microsoft verschlüsselt.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie in deren Datenschutzerklärung.
Übermittlungen in Drittländer
Personenbezogene Daten können gemäß Kapitel V der DSGVO an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden.
Im Allgemeinen findet keine Datenverarbeitung außerhalb der EU statt, da wir die Speicherung auf Rechenzentren in der EU beschränken. Eine Weiterleitung über Server außerhalb der EU kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, insbesondere wenn sich die Teilnehmer während Online-Meetings oder Umfragen in Drittländern befinden. In Support- oder Wartungsfällen oder für geschäftliche Zwecke von Microsoft kann es zu Datenzugriffen aus Drittländern kommen.
Die Daten werden während der Übertragung über das Internet verschlüsselt und so vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Rechte der betroffenen Person
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie gemäß Art. 15 ff. DSGVO folgende Rechte:
Auskunft
Berichtigung
Löschung
Einschränkung der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit
Widerspruch: Sie können der Verarbeitung aufgrund Ihrer besonderen Situation widersprechen, wenn diese auf berechtigten Interessen oder öffentlichen Interessen beruht. Kontakt: [email protected]
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Kontakt: [email protected]. Widerrufene Daten werden nicht mehr verarbeitet. Hinweis: Bei einem Widerruf können Sie möglicherweise nicht mehr von den Umfrageergebnissen profitieren.
Bei Beschwerden können Sie sich an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für Adam Hall ist die zuständige Behörde der Hessische Datenschutzbeauftragte.
August 2025